Die Fotobox-Buchungssoftware, nach der Sie gesucht haben

Was ist Fotobox-Buchungssoftware?

Fotobox-Buchungssoftware verwaltet Online-Buchungen, Verträge, Zahlungen und Fotolieferung für Fotobox-Betreiber. Sie ersetzt Tabellen, Google Forms und E-Mail-Verläufe, die viele Betreiber irgendwie zusammenkleben. BoothHQ erledigt alles an einem Ort: Kunden wählen eine Fotobox, suchen ein Paket aus, unterschreiben den Vertrag, zahlen eine Anzahlung und laden Fotos über einen einzigen Link mit Ihrem Branding herunter.

Ist BoothHQ ein CRM für Fotobox-Unternehmen?

Ja — BoothHQ ist ein Fotobox-CRM, das speziell für Fotobox-Betreiber entwickelt wurde. Kein generisches CRM, das erst in Ihren Ablauf gezwungen werden muss. Es verwaltet Kontakte, Buchungen, Verträge, Rechnungen, Zahlungen und Fotolieferungen pro Kunde, mit rollenbasiertem Teamzugriff und integriertem Kundenportal.

Wie buchen meine Kunden eine Fotobox online?

Teilen Sie Ihren Buchungslink mit Branding (z. B. book.boothhq.com/ihr-unternehmen) oder betten Sie das Formular direkt auf Ihrer Website ein. Kunden wählen Fotobox, Paket, Extras und Hintergründe, sehen Live-Preise inklusive datumsabhängiger Aufschläge und zahlen anschließend Anzahlung oder Gesamtbetrag per Stripe oder Banküberweisung — alles in einem Ablauf.

Kann ich BoothHQ-Formulare auf meiner Website einbinden?

Ja — Buchungs-, Angebots- und Kontaktformulare haben jeweils einen einzeiligen Einbettungscode für WordPress, Squarespace, Webflow oder einfaches HTML. Das Formular läuft in einem automatisch skalierenden iframe, übernimmt kein CSS Ihrer Website und sprengt nicht Ihr Layout. Kunden nutzen die eingebettete Version wie die gehostete: gleicher Zahlungsablauf, gleiche Bestätigungen, gleiches Branding.

Kann BoothHQ Verträge zur Unterschrift an Kunden senden?

Ja. Jeder Buchung können automatisch Verträge angehängt werden, die Kunden online über einen geschützten Link unterschreiben. Nach der Signatur erhalten Sie und der Kunde das ausgeführte PDF, und Sie können festlegen, dass eine Buchung erst mit Zahlung und unterschriebenem Vertrag bestätigt wird.

Wie zahlen Kunden Anzahlungen und Restbeträge?

BoothHQ unterstützt Stripe (Kredit- und Debitkarten) sowie Banküberweisungen — Wire, ACH, SEPA, PIX oder Ihr lokales Netzwerk — mit Ihren eigenen Zahlungsanweisungen. Wählen Sie pro Buchung zwischen Anzahlung und Vollzahlung; BoothHQ versendet automatisch Zahlungserinnerungen 7 Tage vorher, 1 Tag vorher und am Eventtag.

Kann ich eine Anzahlung zur Bestätigung verlangen?

Ja. Jedes Buchungsformular lässt sich auf Anzahlung, Vollzahlung oder keine Zahlung bei Buchung stellen. Wenn eine Anzahlung erforderlich und noch offen ist, bleibt die Buchung „ausstehend“; BoothHQ erinnert den Kunden automatisch per E-Mail, und er kann Anzahlung oder Gesamtbetrag per Stripe oder Banküberweisung zahlen.

Wie liefere ich Eventfotos an meine Kunden?

Laden Sie Fotos in eine Galerie hoch und teilen Sie einen geschützten Link mit dem Kunden, optional mit Passwort und Ablaufdatum. Kunden sehen einzelne Fotos, laden alles als ZIP herunter oder teilen die Galerie mit Freunden — vom Handy oder Laptop. Pro Galerie steuern Sie, ob Downloads und Teilen erlaubt sind.

Kann BoothHQ wie meine Marke aussehen?

Ja — laden Sie Ihr Logo hoch, definieren Sie sechs Markenfarben (primär, sekundär, Akzent, Formularhintergrund, zweiter Akzent, Highlight) und BoothHQ wendet sie auf Buchungsformulare, Angebotsformulare, Kontaktformulare, Verträge, Rechnungen, Fotogalerien und Kundenportal an. Eigene Domains werden ebenfalls unterstützt, damit Kunden Ihre URL statt boothhq.com sehen.

Kann ich meine eigene Domain statt boothhq.com verwenden?

Ja. Verweisen Sie eine eigene Domain (z. B. buchung.ihrunternehmen.de) auf BoothHQ, fügen Sie sie in den Einstellungen hinzu, folgen Sie der DNS-Anleitung und BoothHQ stellt automatisch ein SSL-Zertifikat bereit. Buchungsformulare, Angebotsformulare, Kontaktformulare, Kundenportal, öffentliche Rechnungen, Verträge und Fotogalerien laufen über Ihre Domain. Kunden sehen boothhq.com nicht.

Kann ich Interessenten Angebote senden, bevor sie buchen?

Ja. BoothHQ bietet ein öffentliches Angebotsformular, in dem Interessenten Eventdetails wie Datum, Gästezahl und Fotobox eingeben und sofort eine Preisspanne auf Basis Ihrer Pakete und Aufschläge sehen. Interessent und Betreiber erhalten eine E-Mail mit Schätzung und herunterladbarem PDF-Angebot — ideal für Besucher, die noch nicht ganz buchungsbereit sind.

Kann ich formelle Angebote für individuelle Events senden?

Ja — zusätzlich zu Sofortangeboten gibt es Angebote für höherwertige Events mit mehreren Paketoptionen, individuellen Preisen und Anhängen. Kunden erhalten einen Link mit Ihrem Branding zum Ansehen und Annehmen; ein angenommenes Angebot kann automatisch eine Buchung erstellen, ohne dass Sie alles erneut eintippen.

Kann ich BoothHQ mit Google Kalender oder Apple Kalender synchronisieren?

Ja — jedes Team erhält eine private iCal-Feed-URL, die Sie in Google Kalender, Apple Kalender, Outlook oder jedem anderen iCal-Client abonnieren können. Buchungen erscheinen mit Datum, Uhrzeit, Ort und Kundenname in Ihrem Kalender. Kein doppeltes Nachschauen mehr.

Kann ich Termine blockieren und Arbeitszeiten festlegen?

Ja. Das Verfügbarkeitssystem unterstützt wöchentliche Arbeitszeitregeln (z. B. montags nicht verfügbar, nur samstags) sowie Ausnahmen für Feiertage, Urlaub oder einzelne Sperrtage. Sie können Verfügbarkeit auch pro Fotobox festlegen, wenn verschiedene Boxen an unterschiedlichen Tagen laufen. Kunden sehen nur Zeiten, die wirklich verfügbar sind.

Kann ich Wochenend- oder Feiertagszuschläge berechnen?

Ja. Richten Sie Aufschläge ein, die automatisch für bestimmte Wochentage, Daten, Zeiträume oder Monate gelten. Berechnen Sie Pauschalen für Wochenenden, Feiertage, Hochzeitssaison oder spezielle Monate — ohne noch ein „Wochenendpaket“ als Duplikat anzulegen.

Versendet BoothHQ automatische Erinnerungen an Kunden?

Ja. BoothHQ sendet Kunden automatisch E-Mails, wenn eine Buchung erstellt wird, eine Zahlung eingeht, der Restbetrag fällig wird (7 Tage vorher, 1 Tag vorher und am Eventtag), ein Vertrag unterschrieben werden muss (mit täglichen Erinnerungen) oder eine Fotogalerie bald abläuft. Jede E-Mail kann pro Team ein- oder ausgeschaltet werden.

Funktioniert BoothHQ in meinem Land, meiner Währung und meiner Sprache?

BoothHQ ist in 10 Sprachen verfügbar — Englisch, Französisch, Deutsch, Spanisch, Portugiesisch, Italienisch, Niederländisch, Polnisch, Rumänisch und Thai — und unterstützt über 30 Währungen, darunter USD, EUR, GBP, CAD, AUD, NZD, THB, JPY, SGD, INR, BRL, MXN und weitere. Steuern lassen sich pro Unternehmen konfigurieren, inklusive oder exklusive Berechnung.

Ist BoothHQ DSGVO-konform?

Ja — BoothHQ folgt den Grundsätzen der DSGVO sowie UK GDPR und CCPA. Wir handeln als Auftragsverarbeiter für Kundendaten, die Sie hochladen (Kontakte, Buchungen, Fotos), führen eine öffentliche und aktuelle Liste unserer Unterauftragsverarbeiter, unterstützen Kontolöschung mit Reaktivierungsfenster und anschließender automatischer Datenlöschung und nutzen Standardvertragsklauseln für grenzüberschreitende Übermittlungen. Datenschutzerklärung und Unterauftragsverarbeiterliste sind im Footer verlinkt.

Wie viel kostet BoothHQ?

BoothHQ ist während der Beta kostenlos — voller Zugriff auf alle Funktionen, keine Kreditkarte erforderlich. Bezahlte Tarife starten später mit 30 Tagen kostenloser Testphase und 30-Tage-Geld-zurück-Garantie.