Il software di prenotazione per photo booth che cercavi

Cos'è un software di prenotazione per photo booth?

Un software di prenotazione per photo booth gestisce prenotazioni online, contratti, pagamenti e consegna delle foto per gli operatori di photo booth — sostituendo fogli di calcolo, Google Forms e catene email cucite insieme alla meglio. BoothHQ fa tutto in un unico posto: i clienti scelgono il booth, selezionano un pacchetto, firmano un contratto, pagano un acconto e scaricano le foto tramite un unico link con il tuo brand.

BoothHQ è un CRM per attività di photo booth?

Sì — BoothHQ è un CRM per photo booth creato specificamente per gli operatori del settore, non un CRM generico da piegare a forza al tuo flusso di lavoro. Tiene traccia di contatti, prenotazioni, contratti, fatture, pagamenti e consegne foto per ogni cliente, con accessi per ruolo per il team e un portale clienti integrato dove tutto resta nello stesso posto.

Come prenotano online un photo booth i miei clienti?

Condividi il tuo link di prenotazione brandizzato (per esempio, book.boothhq.com/la-tua-attivita) oppure incorpora il modulo direttamente nel tuo sito. I clienti scelgono il booth, selezionano un pacchetto, aggiungono extra e fondali, vedono il prezzo in tempo reale con eventuali supplementi per data, poi pagano un acconto o l'intero importo tramite Stripe o bonifico bancario — tutto in un unico flusso.

Posso incorporare i moduli di BoothHQ nel mio sito?

Sì — ogni modulo di prenotazione, preventivo e contatto ha uno snippet di incorporamento di una riga che funziona su qualsiasi sito (WordPress, Squarespace, Webflow, HTML semplice). Il modulo viene mostrato dentro un iframe che si ridimensiona automaticamente, quindi non eredita il CSS del tuo sito e non rompe il layout. I clienti usano il modulo incorporato esattamente come la versione ospitata: stesso flusso di pagamento, stesse conferme email, stesso brand.

BoothHQ può inviare contratti da far firmare ai clienti?

Sì. Ogni prenotazione può allegare automaticamente contratti che i clienti firmano online tramite un link protetto da token. Una volta firmato, tu e il cliente ricevete una copia del PDF eseguito, e puoi configurare le prenotazioni perché diventino "confermate" solo quando sono arrivati sia il pagamento sia il contratto firmato.

Come pagano i clienti acconti e saldi?

BoothHQ supporta Stripe (carte di credito/debito) e bonifico bancario — wire, ACH, SEPA, PIX o la tua rete locale — con le tue istruzioni di pagamento. Scegli modalità solo acconto o pagamento completo per ogni prenotazione, e BoothHQ invia automaticamente i promemoria per il saldo 7 giorni prima, 1 giorno prima e il giorno stesso dell'evento.

Posso richiedere un acconto per confermare una prenotazione?

Sì. Ogni modulo di prenotazione può usare la modalità acconto (il cliente paga un acconto per confermare), pagamento completo (tutto in anticipo) oppure nessun pagamento richiesto al momento della prenotazione. Se l'acconto è richiesto e non viene pagato, la prenotazione resta "in attesa" — BoothHQ sollecita automaticamente il cliente con email di promemoria, e può saldare l'acconto (o l'intero importo) tramite Stripe o bonifico bancario.

Come consegno le foto dell'evento ai miei clienti?

Carica le foto in una galleria e condividi con il cliente un link protetto da token (con password e data di scadenza opzionali). Può vedere le singole foto, scaricare tutto in un unico ZIP o condividere la galleria con gli amici — da telefono o laptop. I controlli per galleria ti permettono di decidere quali gallerie consentono il download e quali mostrano il pulsante Condividi.

Posso personalizzare BoothHQ con il mio brand?

Sì — carica il logo, imposta sei colori del brand (primario, secondario, accento, sfondo modulo, accento secondario, in evidenza) e BoothHQ li applica a moduli di prenotazione, moduli di preventivo, moduli di contatto, contratti, fatture, gallerie fotografiche e portale clienti. Sono supportati anche i domini personalizzati, così i clienti vedono il tuo URL invece di boothhq.com.

Posso usare il mio dominio invece di boothhq.com?

Sì. Punta un dominio personalizzato (per esempio, prenota.tuaazienda.com) verso BoothHQ — aggiungi il dominio nelle Impostazioni, segui le istruzioni DNS e BoothHQ genera automaticamente un certificato SSL. Moduli di prenotazione, preventivi, contatti, portale clienti, fatture pubbliche, contratti e gallerie fotografiche vengono tutti serviti dal tuo dominio — i clienti non vedono mai boothhq.com.

Posso inviare preventivi ai potenziali clienti prima che prenotino?

Sì. BoothHQ ha un modulo preventivo pubblico in cui i potenziali clienti inseriscono i dettagli dell'evento — data, numero di ospiti, booth — e vedono subito una fascia di prezzo basata sui tuoi pacchetti e supplementi. Sia il potenziale cliente sia tu ricevete un'email con la stima e un PDF del preventivo scaricabile. È un modo a basso attrito per catturare visitatori che non sono ancora pronti a prenotare davvero.

Posso inviare proposte formali per eventi su misura?

Sì — oltre ai preventivi istantanei, BoothHQ include proposte per eventi di valore più alto, quando vuoi inviare una presentazione su misura con più opzioni di pacchetto, prezzi personalizzati e allegati. I clienti ricevono un link brandizzato per vedere e accettare; una proposta accettata può creare automaticamente una prenotazione, così non reinserisci gli stessi dati due volte.

Posso sincronizzare BoothHQ con Google Calendar o Apple Calendar?

Sì — ogni team riceve un URL privato di feed calendario iCal a cui puoi iscriverti da Google Calendar, Apple Calendar, Outlook o qualsiasi altro client iCal. Le prenotazioni appaiono nel tuo calendario personale con data, ora, luogo e nome del cliente, così non devi controllare due posti per sapere cosa sta arrivando.

Posso bloccare date e impostare i miei orari di lavoro?

Sì. Il sistema di disponibilità di BoothHQ supporta regole settimanali di orario (per esempio, non disponibile il lunedì, solo il sabato) più eccezioni per singola data per festività, ferie o blocchi una tantum. Puoi anche impostare disponibilità per singolo booth, così booth diversi lavorano in giorni diversi. I clienti vedono solo gli orari che corrispondono alla tua disponibilità reale.

Posso applicare supplementi per weekend o festività?

Sì. Imposta supplementi che si applicano automaticamente alle prenotazioni in giorni specifici della settimana, date, intervalli di date o mesi. Fai pagare una tariffa fissa per weekend, festività, alta stagione matrimoni o mesi particolari — i supplementi entrano automaticamente nel totale della prenotazione, senza duplicare un "pacchetto weekend".

BoothHQ invia promemoria automatici ai clienti?

Sì. BoothHQ invia automaticamente email ai clienti quando viene creata una prenotazione, quando arriva un pagamento, quando il saldo è in scadenza (7 giorni prima, 1 giorno prima e il giorno dell'evento), quando un contratto deve essere firmato (con promemoria quotidiani) e quando la galleria fotografica sta per scadere. Ogni email può essere attivata o disattivata per team se preferisci saltarne una.

BoothHQ funziona nel mio paese, nella mia valuta e nella mia lingua?

BoothHQ è disponibile in 10 lingue — inglese, francese, tedesco, spagnolo, portoghese, italiano, olandese, polacco, rumeno e thailandese — e supporta oltre 30 valute, tra cui USD, EUR, GBP, CAD, AUD, NZD, THB, JPY, SGD, INR, BRL, MXN e altre. La gestione delle imposte è configurabile per ogni attività (aliquota e prezzo con imposta inclusa o esclusa).

BoothHQ è conforme al GDPR?

Sì — BoothHQ segue i principi del GDPR (e di UK GDPR + CCPA). Agiamo come responsabile del trattamento per i dati dei clienti che carichi (contatti, prenotazioni, foto), manteniamo un elenco pubblico e aggiornato di tutti i sub-responsabili con cui condividiamo dati, supportiamo la cancellazione dell'account con una finestra di riattivazione seguita dall'eliminazione automatica dei dati e usiamo Clausole Contrattuali Standard per i trasferimenti internazionali. L'informativa privacy completa e l'elenco dei sub-responsabili sono linkati nel footer.

Quanto costa BoothHQ?

BoothHQ è gratuito durante la beta — accesso completo a tutte le funzionalità, senza carta di credito. I piani a pagamento arriveranno più avanti con 30 giorni di prova gratuita e una garanzia di rimborso di 30 giorni.