De fotobooth boekingssoftware waar je naar zocht

Wat is fotobooth boekingssoftware?

Fotobooth boekingssoftware regelt online boekingen, contracten, betalingen en fotolevering voor fotoboothbedrijven — in plaats van de spreadsheets, Google Forms en e-maildraden die de meeste operators aan elkaar knopen. BoothHQ doet dat allemaal op één plek: klanten kiezen een booth, selecteren een pakket, tekenen een contract, betalen een aanbetaling en downloaden hun foto's via één link in jouw huisstijl.

Is BoothHQ een CRM voor fotoboothbedrijven?

Ja — BoothHQ is een fotobooth CRM dat speciaal is gebouwd voor booth-operators, niet een generiek CRM-systeem dat je met geweld in je workflow moet duwen. Het houdt contacten, boekingen, contracten, facturen, betalingen en fotoleveringen per klant bij, met rolgebaseerde toegang voor je team en een ingebouwd klantportaal waar klanten alles op één plek zien.

Hoe boeken mijn klanten online een fotobooth?

Deel je boekingslink in je eigen huisstijl (bijv. book.boothhq.com/jouw-bedrijf) of plaats het boekingsformulier direct op je website. Klanten kiezen een booth, selecteren een pakket, kiezen add-ons en backdrops, zien live prijzen inclusief eventuele datumtoeslagen en betalen daarna een aanbetaling of het volledige bedrag via Stripe of bankoverschrijving — allemaal in één flow.

Kan ik de formulieren van BoothHQ op mijn eigen website insluiten?

Ja — elk boekings-, offerte- en contactformulier heeft een embed-snippet van één regel die je in elke website kunt plaatsen (WordPress, Squarespace, Webflow, gewone HTML). Het formulier draait in een automatisch meeschalend iframe, zodat het geen CSS van je site overneemt en je layout niet sloopt. Klanten gebruiken het ingesloten formulier precies zoals de gehoste versie: dezelfde betaalflow, dezelfde e-mailbevestigingen, dezelfde huisstijl.

Kan BoothHQ contracten versturen die klanten kunnen tekenen?

Ja. Elke boeking kan automatisch contracten toevoegen die klanten online tekenen via een token-beveiligde link. Na ondertekening krijgen jij en de klant een kopie van de ondertekende PDF, en je kunt instellen dat boekingen pas "bevestigd" worden wanneer zowel de betaling als het getekende contract binnen is.

Hoe betalen klanten aanbetalingen en restbedragen?

BoothHQ ondersteunt Stripe (creditcards/betaalpassen) en bankoverschrijving — wire, ACH, SEPA, PIX of je lokale netwerk — met je eigen betaalinstructies. Kies per boeking voor alleen aanbetaling of volledige betaling, en BoothHQ stuurt automatisch betaalherinneringen 7 dagen vooraf, 1 dag vooraf en op de dag van je evenement.

Kan ik een aanbetaling verplichten om een boeking te bevestigen?

Ja. Elk boekingsformulier kan werken met aanbetalingsmodus (klant betaalt een aanbetaling om te bevestigen), volledige betaling (alles vooraf) of geen betaling vereist bij boeking. Als een aanbetaling verplicht is en niet wordt betaald, blijft de boeking "in afwachting" — BoothHQ stuurt de klant automatisch herinneringsmails en die kan de aanbetaling (of het volledige bedrag) via Stripe of bankoverschrijving voldoen.

Hoe lever ik evenementfoto's aan mijn klanten?

Upload foto's naar een galerij en deel een token-beveiligde link met de klant (met optioneel wachtwoord en vervaldatum). Ze kunnen losse foto's bekijken, alles als één ZIP downloaden of de galerij delen met vrienden — vanaf telefoon of laptop. Per galerij bepaal je welke downloads toestaan en welke een Delen-knop tonen.

Kan ik BoothHQ laten passen bij mijn merk?

Ja — upload je logo, stel zes merkkleuren in (primair, secundair, accent, formulierachtergrond, secundair accent, uitgelicht), en BoothHQ past ze toe op boekingsformulieren, offerteformulieren, contactformulieren, contracten, facturen, fotogalerijen en het klantportaal. Eigen domeinen worden ook ondersteund, zodat klanten jouw URL zien in plaats van boothhq.com.

Kan ik mijn eigen domein gebruiken in plaats van boothhq.com?

Ja. Wijs een eigen domein (bijv. boek.jouwbedrijf.nl) naar BoothHQ — voeg het domein toe in Instellingen, volg de DNS-instructies en BoothHQ regelt automatisch een SSL-certificaat. Je boekingsformulieren, offerteformulieren, contactformulieren, klantportaal, openbare facturen, contracten en fotogalerijen draaien allemaal op jouw domein — klanten zien boothhq.com nooit.

Kan ik offertes sturen naar leads voordat ze boeken?

Ja. BoothHQ heeft een openbaar offerteformulier waar leads hun evenementgegevens invullen — datum, aantal gasten, booth — en direct een prijsindicatie zien op basis van je pakketten en toeslagen. Zowel de lead als jij ontvangen een e-mail met de schatting en een downloadbare PDF-offerte. Een laagdrempelige manier om bezoekers te pakken die nog niet klaar zijn voor een volledige boeking.

Kan ik formele voorstellen sturen voor maatwerkevenementen?

Ja — naast directe offertes heeft BoothHQ voorstellen voor grotere evenementen waarbij je een pitch op maat wilt sturen met meerdere pakketopties, aangepaste prijzen en bijlagen. Klanten krijgen een link in je huisstijl om te bekijken en te accepteren; een geaccepteerd voorstel kan automatisch een boeking aanmaken, zodat je niets opnieuw hoeft over te typen.

Kan ik BoothHQ synchroniseren met Google of Apple Calendar?

Ja — elk team krijgt een privé iCal-feed-URL waarop je je kunt abonneren vanuit Google Agenda, Apple Calendar, Outlook of een andere iCal-client. Boekingen verschijnen in je persoonlijke agenda met datum, tijd, locatie en klantnaam, zodat je nooit op twee plekken hoeft te kijken wat eraan komt.

Kan ik datums blokkeren en mijn werktijden instellen?

Ja. Het beschikbaarheidssysteem van BoothHQ ondersteunt wekelijkse werktijdregels (bijv. maandag niet beschikbaar, alleen zaterdag) plus uitzonderingen per datum voor feestdagen, vakanties of eenmalige blokkades. Je kunt ook beschikbaarheid per booth instellen, zodat verschillende booths op verschillende dagen draaien. Klanten zien alleen tijden die overeenkomen met je echte beschikbaarheid.

Kan ik toeslagen rekenen voor weekenden of feestdagen?

Ja. Stel toeslagen in die automatisch gelden voor boekingen op specifieke weekdagen, datums, datumbereiken of maanden. Reken een vast bedrag voor weekenden, feestdagen, hoogseizoen voor bruiloften of bepaalde maanden — toeslagen gaan automatisch mee in het boekingstotaal, zonder een apart "weekendpakket" te dupliceren.

Verstuurt BoothHQ automatische herinneringen naar klanten?

Ja. BoothHQ mailt klanten automatisch wanneer hun boeking wordt aangemaakt, wanneer een betaling binnenkomt, wanneer hun restbedrag bijna verschuldigd is (7 dagen vooraf, 1 dag vooraf en op de dag van het evenement), wanneer een contract getekend moet worden (met dagelijkse reminders) en wanneer hun fotogalerij bijna verloopt. Elke e-mail kun je per team aan- of uitzetten als je er liever eentje overslaat.

Werkt BoothHQ in mijn land, valuta en taal?

BoothHQ is beschikbaar in 10 talen — Engels, Frans, Duits, Spaans, Portugees, Italiaans, Nederlands, Pools, Roemeens en Thai — en ondersteunt meer dan 30 valuta's, waaronder USD, EUR, GBP, CAD, AUD, NZD, THB, JPY, SGD, INR, BRL, MXN en meer. Btw-instellingen zijn per bedrijf configureerbaar (tarief plus inclusief of exclusief).

Is BoothHQ AVG-conform?

Ja — BoothHQ volgt de AVG (en UK GDPR + CCPA). We zijn verwerker voor de klantgegevens die je uploadt (contacten, boekingen, foto's), houden een openbare en actuele lijst bij van alle subverwerkers waarmee we gegevens delen, ondersteunen accountverwijdering met een heractiveringsperiode gevolgd door automatische gegevensverwijdering en gebruiken modelcontractbepalingen voor internationale gegevensoverdrachten. Ons volledige privacybeleid en de lijst met subverwerkers staan in de footer.

Wat kost BoothHQ?

BoothHQ is gratis tijdens de bèta — volledige toegang tot alle functies, zonder creditcard. Betaalde abonnementen volgen later met 30 dagen gratis proefperiode en 30 dagen geld-terug-garantie.